FAQ: PM-SAP, Webtool, Schriftgut

Fragen zur Datenerfassung

Datum der Erfüllung des Ernennungserfordernisses: Welches Ernennungserfordernis ist für die Erfassung maßgebend?

Zu erfassen ist das Datum der Erfüllung des Ernennungserfordernisses der abgeschlossenen Hochschulbildung bzw. der erfolgreichen Absolvierung einer (pädagogischen) Akademie (oder des Erfordernisses, das dieses ersetzt oder an seine Stelle tritt). Damit werden die Bestimmungen in § 12 Abs. 6 Z 1 und 2 GehG bzw. § 26 Abs. 6 Z 1 und 2 VBG in der früheren Fassung über den Vorrückungsstichtag umgesetzt, nach denen bei der Bemessung des Überstellungsverlusts auf das Datum der Erfüllung des Ernennungserfordernisses abzustellen ist:

"(6) Die im Abs. 2 Z 1 und 4 lit. d bis g angeführten Zeiten sind in dem Ausmaß voranzusetzen, in dem sie im Falle einer Überstellung aus der entsprechenden niedrigeren Verwendungsgruppe in die höhere Besoldungs- oder Verwendungsgruppe gemäß § 12a für die Vorrückung anrechenbar wären, wenn sie

1. in den Fällen, in denen das gegenwärtige Dienstverhältnis in einer der Verwendungsgruppen L 2a begonnen hat, vor der Erfüllung des Ernennungserfordernisses der erfolgreichen Absolvierung einer Akademie oder einer den Akademien verwandten Lehranstalt oder eines Ernennungserfordernisses liegen, das dieses Erfordernis ersetzt oder an seine Stelle tritt;

2. in den Fällen, in denen das gegenwärtige Dienstverhältnis in einer der im § 12a Abs. 2 Z 3 angeführten Besoldungs- oder Verwendungsgruppen begonnen hat, vor der Erfüllung des Ernennungserfordernisses der abgeschlossenen Hochschulbildung oder der Erfüllung eines Ernennungserfordernisses liegen, das das erstgenannte Erfordernis ersetzt oder an seine Stelle tritt;

3. in den Fällen der Z 1 und 2 zwar nach der Erfüllung der angeführten Erfordernisse liegen, aber in einer Einstufung zurückgelegt worden sind, die der Besoldungs- oder Verwendungsgruppe, in der das gegenwärtige Dienstverhältnis begonnen hat, nicht mindestens gleichwertig ist."

Wann ist ein „fiktiver“ Vorrückungsstichtag einzutragen bzw. wie ist im Überstellungsfällen umzugehen, bei denen die Studienzeiten nicht nachträglich angerechnet wurden?

Wenn anlässlich des Dienstantritts kein Vorrückungsstichtag ermittelt wurde, weil dieser offenkundig nur der 18. Geburtstag sein konnte, ist der 18. Geburtstag als Vorrückungsstichtag einzutragen.

Wenn anlässlich einer Überstellung fälschlicherweise kein neuer Vorrückungsstichtag ermittelt wurde (und deshalb fälschlicherweise Studienzeiten nicht nachträglich angerechnet wurden), ist folgendermaßen vorzugehen (das Rundschreiben ist hinsichtlich dieser Fallkonstellation auf Seite 28 nicht hinreichend präzise): Als Vorrückungsstichtig ist der tatsächlich mitgeteilte Vorrückungsstichtag (bei dem die Studienzeiten noch nicht berücksichtigt wurden) zu erfassen, aber gleichzeitig jene Verwendungs- bzw Entlohnungsgruppe einzugeben, für welche ein neuer Vorrückungsstichtag zu ermitteln gewesen wäre. Dadurch wird sichergestellt, dass das Schriftgut für den Vergleichsstichtag die richtigen Angaben enthält. Durch die Gegenüberstellung eines korrekt ermittelten Vergleichssichtags und eines fälschlicherweise damals nicht verbesserten Vorrückungsstichtags wird dieser Fehler im Ergebnis nachträglich bereinigt.

Umsetzung in PM-SAP und das Webtool

Der PM-SAP-Infotyp und das Webtool folgen nicht der Dreißigstelmethode. Was gilt nun?

Anlässlich der Erfassung der auf den historischen Vorrückungsstichtag angerechneten Zeiten wird zwar im System ein Vorrückungsstichtag berechnet und angezeigt, dieser dient jedoch nur zu Kontrollzwecken und ist rechtlich nicht relevant. Deshalb wird der vom System berechnete Vorrückungsstichtag auch nicht im automatisch generierten Schriftgut verwendet, sondern ausschließlich der händisch erfasste historische Vorrückungsstichtag laut Personalakt.

Für die Korrektur des BDA sind stets ausschließlich der historische Vorrückungsstichtag laut Personalakt und der in PM-SAP bzw. dem Webtool ermittelte Vergleichsstichtag heranzuziehen. 

Die Abweichungen von der Dreißigstelmethode bei der Berechnung des Vergleichssichtags (bzw. des bloß zu Kontrollzwecken berechneten Vorrückungsstichtags) sind notwendig, da durch die Automatisierung zum ersten Mal auf alle betroffenen Bediensteten eine in allen Details einheitliche Auslegung der relevanten Bestimmungen über die Stichtagsberechnung zur Anwendung gelangt. Zu diesem Zweck mussten die verschiedenen Vollzugspraktiken in den vergangenen Jahrzehnten sowie in den verschiedenen Ressorts und damit nahezu alle denkmöglichen Auslegungen des Gesetzeswortlauts zu einer einheitlichen Vollzugspraxis zusammengeführt werden. Nachdem der Gesetzgeber mit der 2. Dienstrechts-Novelle 2019 – wie aus den Materialien erkennbar ist – offenkundig vermeiden wollte, dass einzelne Bedienstete durch die Änderung der Rechtslage schlechter gestellt werden, wurde in sämtlichen Rechtsfragen die für die Bedienstete oder den Bediensteten günstigste Auslegung des Gesetzeswortlauts gewählt. 

Durch diese Vorgangsweise soll vor allem sichergestellt werden, dass nicht in tausenden Fällen eine Verschlechterung des BDA von ein oder zwei Tagen eintritt, die zwar keine Auswirkung auf den Vorrückungstermin hätte, aber massenhaft Rückfragen bei den Dienstbehörden und Personalstellen verursachen würde.

Aufgrund der nunmehr programmierten Auslegung wird es dagegen in der Praxis zahlreiche Fälle geben, in denen der automationsunterstützt ermittelte Vergleichsstichtag um wenige Tage besser liegt als ein nach der klassischen Dreißigstelmethode ermittelter Vergleichsstichtag. Diese Vergleichsstichtage entsprechen daher ebenfalls den gesetzlichen Bestimmungen und bedürfen somit keiner Korrektur. 

Da die neue Methode der Stichtagsberechnugn nur in vereinzelten Fällen auch tatsächlich zu einer Verbesserung des Vorrückungstermins führen wird, sind keine signifikanten Auswirkungen auf den durch die Reform verursachten Mehraufwand zu erwarten.

Der von PM-SAP bzw. dem Webtool berechnete Vorrückungsstichtag liegt vor dem 18. Geburtstag. Liegt hier ein Fehler vor oder kann ich mit der Bearbeitung fortfahren?

Der von PM-SAP bzw. dem Webtool berechnete Vorrückungsstichtag dient nur zu Kontrollzwecken und ist rechtlich nicht relevant. Er wird auch nicht im automatisch generierten Schriftgut verwendet, sondern ausschließlich der händisch erfasste historische Vorrückungsstichtag laut Personalakt.

Daher kann mit der Bearbeitung (nach einer Kontrolle, ob die auf den Vorrückungsstichtag angerechneten Zeiten tatsächlich korrekt erfasst wurden) fortgefahren werden.

Schriftgut

Wird es ein eigenes Parteiengehörschreiben für auf Antrag eingeleitete Verfahren geben?

Das Parteiengehör für die amtswegige Neueinstufung wurde ursprünglich so gestaltet, dass es mit wenigen Anpassungen auch für auf Antrag eingeleitete Verfahren verwendet werden konnte. 

Aufgrund zahlreicher Rückfragen wurden diese Anpassungen nunmehr in die automatische Schriftgutgenerierung übernommen. Die ADV unterscheidet dabei anhand des eingegebenen Verjährungsdatums, ob ein Verfahren nach Abs. 1 (amtswegig), Abs. 2 (nachträglicher Antrag) oder Abs. 3 (bereits anhängiges Verfahren) vorliegt.