Arbeiten zu Hause – Home-Office

Die aktuelle Lage im Zusammenhang mit dem Corona-Virus (COVID-19) stellt auch den öffentlichen Dienst vor außergewöhnliche Herausforderungen. Daher müssen in diesem Zusammenhang umfassende Vorsorgemaßnahmen auch seitens der Bundesregierung getroffen werden, um einerseits die Wahrnehmung der wesentlichen Aufgaben der Bundesverwaltung aufrecht zu erhalten und andererseits die Gesundheit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schützen. Alle Bundesbediensteten, sofern sie aufgrund der derzeitigen Situation nicht zum unverzichtbaren Schlüsselpersonal zählen, sind angehalten, ihre Dienstleistung zu Hause zu erbringen.

Diese Dienstleistung umfasst sowohl Telearbeit mit entsprechenden technischen Hilfsmitteln, als auch andere Tätigkeiten, die geeignet sind, unabhängig vom Einsatz spezieller technischer Hilfsmittel zum Zweck der dienstlichen Aufgabenerfüllung zu Hause erledigt zu werden (z.B. durch telefonische Erreichbarkeit, Vorbereitung und Sichtung von Unterlagen, etc.).

Das Gelingen von Telearbeit und Home-Office kann durch eine angepasste Gestaltung der neuen Zusammenarbeit unterstützt werden. Die im jeweiligen Fall gegebene technische Ausstattung stellt vielfach eine große Herausforderung dar. Auch die Arbeitsorganisation und die Abläufe müssen entsprechend adaptiert werden. Im Folgenden sollen einige Tipps diese Anpassungen erleichtern.

Herausforderungen für Führungskräfte

Führungskräfte passen ihre Führungsinstrumente den flexiblen Arbeitsformen an. Sie schaffen Rahmenbedingungen für „Führung auf Distanz“, insbesondere durch Ermöglichung mediengestützter Kommunikationswege.

  • Wesentlicher Aspekt dieser neuen Führung und des Erfolgs von Telearbeit und Home-Office ist es klare Erreichbarkeiten und Wege der Kommunikation zu definieren (z.B. Telefon, E-Mail oder andere technische Lösungen).
  • Formulieren Sie als Führungskraft klare Ziele und vereinbaren Sie Arbeitspakete mit einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Dabei ist zu beachten, dass die Aufgabenverteilung weder zu einer Unter- noch Überforderung führt. Nehmen Sie auf die konkreten Rahmenbedingungen der Arbeit im Home-Office Rücksicht.
  • Geben Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern regelmäßiges Feedback und nutzen Sie dazu möglichst die vereinbarten Kommunikationswege.

Zusammenarbeit im Team

Arbeiten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Telearbeit und Home-Office, ist ein besonderer Fokus auf Zusammenarbeit und Unterstützung in Teams zu legen. Spontane Interaktionen sind in der gewohnten Form nicht mehr möglich, auch sozialer Isolation ist entgegen zu wirken. Daher sollte auf folgende Aspekte geachtet werden:

  • Evaluieren Sie bestehende Arbeitsabläufe und erarbeiten Sie Alternativen zu Teamsitzungen und Besprechungen.
  • Teamregeln und persönliche Erreichbarkeiten - vor allem dann, wenn an einer Aufgabe gemeinsam gearbeitet wird - sollten festgelegt werden und für alle Teammitglieder sichtbar gemacht werden. Dies erleichtert Kommunikationswege und fördert die Zusammenarbeit.
  • Versuchen Sie informelle und persönliche Kommunikation durch technische Möglichkeiten weiter aufrecht zu erhalten und in Kontakt mit Kolleginnen und Kollegen zu bleiben.

Datenschutz und Datensicherheit

Auch bei der Arbeit im Home-Office ist der Schutz und die Vertraulichkeit personenbezogener Daten zu beachten. Vereinbarte Richtlinien und Vorgehensweisen wie mit vertrauenswürdigem Datenmaterial gearbeitet wird kommen auch bei der Arbeit von zu Hause weiterhin zur Anwendung. Zur Sicherstellung des Datenschutzes sollte die zur Verfügung gestellte technische Infrastruktur genutzt werden. Verwenden Sie möglichst keine privaten USB-Sticks und E-Mail-Konten.

Weitere Informationen zum Thema Datensicherheit:
Informationsblatt der Datenschutzbehörde zum Thema Datensicherheit und Home-Office

Gesunder Arbeitsplatz

Definieren Sie eindeutige Grenzen zwischen dem Berufs- und Privatleben um einer Entgrenzung der Arbeit entgegenzuwirken (z.B. durch Einhaltung konkreter Arbeitszeiten oder dem Ausschalten des Telefons nach der Arbeitszeit).

Nützen Sie auch die Möglichkeit ganz abzuschalten und sich durch Urlaub oder Zeitausgleich einige Tage frei zu nehmen, wie Sie das auch sonst machen würden.

Achten Sie bei der Arbeit im Home-Office auf eine entsprechende Pausengestaltung und körperlichen Ausgleich um Auswirkungen von nicht optimal ergonomisch eingerichteten Arbeitsplätzen entgegenwirken.

Vereinbarkeit

Eine besondere Herausforderung in der gegenwärtigen Situation stellt für viele das Arbeiten im Home-Office und die gleichzeitige Kinderbetreuung dar.

Erklären Sie Ihren Kindern die aktuelle Situation und vereinbaren Sie gemeinsam Zeiten, in denen Sie konzentriert und möglichst ungestört arbeiten wollen. Zur besseren Orientierung können dabei auch klare Zeichen mit den Kindern abgesprochen werden (z.B. das Tragen von Kopfhörern).

Sprechen Sie sich auch mit Kolleginnen und Kollegen sowie mit Ihrer Führungskraft ab und definieren Sie Zeiten, in denen Sie möglichst gut erreichbar sind. Die Gestaltung einer Arbeitsübersicht sowie die Priorisierung einzelner Aufgaben kann Ihnen dabei helfen trotz Unterbrechungen die Übersicht zu bewahren.
Home-Office, Homeschooling und Kinderbetreuung

Weitere Ausführungen zu dienstrechtlichen Fragen, die sich im Zusammenhang mit Homeoffice und Telearbeit ergeben, entnehmen Sie bitte folgendem Link:
www.bmkoes.gv.at/Themen/Corona/FAQ-Corona-Öffentlicher-Dienst.html

Gutes Gelingen für Ihre Telearbeit und Ihre Arbeit im Home-Office!

Schau auf dich, schau auf mich.

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