Neue Wege der Zusammenarbeit durch flexible Arbeitsformen

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Erfahrungen und entsprechende Studien zeigen, dass flexible Arbeitsformen in vielen Bereichen des öffentlichen Dienstes gut eingesetzt werden können. Motivierend für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind dabei insbesondere:

  • Autonomie hinsichtlich Arbeitszeit, Arbeitsort und Tätigkeitsausführung
  • Möglichkeit die Arbeitszeit an den persönlichen Arbeitsrhythmus anzupassen
  • Chancen der persönlichen Weiterentwicklung

Das Gelingen flexibler Arbeitsformen muss durch eine angepasste Gestaltung der neuen Zusammenarbeit unterstützt werden. Ein wesentlicher Aspekt ist hierbei auch eine entsprechende technische Ausstattung. Auch die Arbeitsorganisation und die Abläufe müssen entsprechend adaptiert und klar vereinbart werden. Im Folgenden sollen einige Tipps diese Anpassungen erleichtern.

Herausforderungen für Führungskräfte

Führungskräfte passen ihre Führungsinstrumente den flexiblen Arbeitsformen an. Sie schaffen Rahmenbedingungen für „Führung auf Distanz“, insbesondere durch Ermöglichung mediengestützter Kommunikationswege.

  • Wesentlicher Aspekt dieser neuen Führung und des Erfolgs von flexiblen Arbeitsformen ist es klare Erreichbarkeiten und Wege der Kommunikation zu definieren (z.B. Telefon, E-Mail oder andere technische Lösungen).
  • Formulieren Sie als Führungskraft klare Ziele und vereinbaren Sie Arbeitspakete mit einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Dabei ist zu beachten, dass die Aufgabenverteilung weder zu einer Unter- noch Überforderung führt.
  • Geben Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern regelmäßiges Feedback und nutzen Sie dazu möglichst die vereinbarten Kommunikationswege.

Zusammenarbeit im Team

Arbeiten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zeitlich und örtlich flexibel, ist ein besonderer Fokus auf Zusammenarbeit und Unterstützung in Teams zu legen. Spontane Interaktionen sind in der gewohnten Form nicht mehr möglich, auch sozialer Isolation ist entgegen zu wirken. Daher sollte auf folgende Aspekte geachtet werden:

  • Evaluieren Sie bestehende Arbeitsabläufe und erarbeiten Sie Alternativen zu Teamsitzungen und Besprechungen.
  • Teamregeln und persönliche Erreichbarkeiten - vor allem dann, wenn an einer Aufgabe gemeinsam gearbeitet wird - sollten festgelegt werden und für alle Teammitglieder sichtbar gemacht werden. Dies erleichtert Kommunikationswege und fördert die Zusammenarbeit.
  • Versuchen Sie informelle und persönliche Kommunikation durch technische Möglichkeiten weiter aufrecht zu erhalten und in Kontakt mit Kolleginnen und Kollegen zu bleiben.

Datenschutz und Datensicherheit

Auch bei flexiblen Arbeitsmodellen ist der Schutz und die Vertraulichkeit personenbezogener Daten zu beachten. Vereinbarte Richtlinien und Vorgehensweisen wie mit vertrauenswürdigem Datenmaterial gearbeitet wird kommen auch bei der Arbeit von zu Hause weiterhin zur Anwendung. Die Nutzung einer vom Dienstgeber zur Verfügung gestellten technischen Infrastruktur unterstützt die Sicherstellung des Datenschutzes.

Gesunder Arbeitsplatz

Definieren Sie eindeutige Grenzen zwischen dem Berufs- und Privatleben um einer Entgrenzung der Arbeit entgegenzuwirken (z.B. durch Einhaltung konkreter Arbeitszeiten oder dem Ausschalten des Telefons nach der Arbeitszeit).

Achten Sie bei der Bildschirmarbeit besonders auf eine entsprechende Pausengestaltung und körperlichen Ausgleich. 

Weitere Informationen zum Thema Bildschirmarbeitsplatz finden Sie auf dem Merkblatt der AUVA.


Ausführungen zu dienstrechtlichen Fragen, die sich mit Homeoffice im Zusammenhang mit der Coronavirus-Pandemie (COVID-19) ergeben, finden Sie auf der FAQ-Seite des Bundesministeriums für Kunst, Kultur, Öffentlichen Dienst und Sport.