Steuern mit System – Der Grazer Weg

Seit dem Jahr 2000 befindet sich die Grazer Stadtverwaltung in einem umfassenden Reformprozess.

Die steirische Landeshauptstadt Graz besticht mit hoher Lebensqualität, als vitaler Wirtschaftsstandort, als Zentrum von Wissenschaft und Forschung und mit zahlreichen Kultur-Highlights. Mit 250.000 Einwohnerinnen und Einwohnern ist sie die zweitgrößte Stadt Österreichs. Die Stadtverwaltung gliedert sich in 3 Direktionen, 26 Abteilungen und 3 Eigenbetriebe mit insgesamt 4.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Verwaltungsmodernisierung – Wie es dazu kam…

Seit dem Jahr 2000 befindet sich die Grazer Stadtverwaltung in einem umfassenden Reformprozess. Ausgangspunkt war damals und ist heute mehr denn je der Wille der Politik und der Verwaltung, sich zu einem modernen, bürgerfreundlichen und dienstleistungsorientierten Unternehmen weiter zu entwickeln. Deshalb wurde in den letzten Jahren eine Vielzahl von Veränderungsprojekten erfolgreich durchgeführt, wie zum Beispiel Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung, Eckwertbudgetierung und Aufgabenkritik zur Haushaltskonsolidierung, Strukturoptimierung der Aufbauorganisation und dergleichen. Eines dieser zentralen Veränderungsprojekte ist die Einführung des "Grazer Steuerungsmodells", welches zum Ziel hat, eine nachhaltige, zielgerichtete Steuerung über alle Ebenen der Stadtverwaltung sicherzustellen. Die dazu angewandte Methode ist die Balanced Scorecard (BSC).

Steuerung leicht gemacht und für Alle verständlich…

Die Balanced-Scorecard-Methode ist eine für alle am Prozess Beteiligten übersichtliche, leicht verständliche und damit hochgradig akzeptierte Methode zur Strategie- und Zielentwicklung.

Ausgangspunkt sind die vorgegebenen Ziele der Stadtpolitik ("top-down") sowie jene der Verwaltung ("bottom-up"). Ein klar strukturierter Prozess, der jährlich wiederholt wird, dient dazu, die notwendigen Maßnahmen festzulegen, um die kurz-, mittel- und langfristigen Wirkungs- und Organisationsziele zu erreichen. Am Ende eines solchen Prozesses steht immer ein Kontrakt zwischen Politik und Verwaltung, der Ziele, Maßnahmen und Ressourcen festschreibt.

Durch diesen festgelegten Ablauf wird sichergestellt, dass für jede Hierarchieebene der Verwaltung klare Zielvorgaben existieren. So erfolgt zum Beispiel die Übersetzung der politischen Zielvorgaben aus einem bestehenden Koalitionsvertrag über die BSC der Zentralen Steuerungsunterstützung (gemeinsame BSC von Organisationsentwicklung, Finanzen, Informationsmanagement, Personal, Recht) und die BSCs der Direktionen in die BSCs der Abteilungen.

Dadurch wurde auch ein probates Mittel geschaffen, um zentrale Zielvorgaben wie die Umsetzung von Gender-Mainstreaming, Diversity-Management, Budget-Zielen, Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiter-gesprächen und Prozessoptimierung in der Gesamtorganisation zu verankern und laufend über das Berichtswesen zu evaluieren.

Wie ist die Vorgangsweise? – Der Steuerungskreislauf…

Alljährlich im Frühjahr finden nach Bekanntgabe der Budget-Eckwerte für das folgende Jahr in sämtlichen Abteilungen standardisierte und moderierte Strategieworkshops unter Einbeziehung der jeweiligen Führungskräfte statt. In diesen Veranstaltungen werden im Vorfeld der Strategieentwicklung Trends, Stakeholder, Stärken und Schwächen der Organisation und der Produkte analysiert. Auf Basis dieser Ist-Analyse werden langfristige Wirkungs- und Organisationsziele entwickelt und in Form einer BSC niedergeschrieben. Der Prozess der Strategieentwicklung ist überdies eng an den Prozess der Budgetierung gekoppelt. Im Laufe des Jahres finden dann die Abstimmungen (Kontraktverhandlungen) mit den zuständigen Stadträtinnen und Stadträten statt. Nach dem alljährlichen Budgetbeschluss kommt es zu den Kontraktabschlüssen für alle Abteilungen zwischen Stadträtin beziehungsweise Stadtrat, Magistratsdirektor und Abteilungsleitung. Das vierteljährliche Berichtswesen über Zielerreichung und Maßnahmenumsetzung komplettiert den Steuerungskreislauf.

Wie werden zentrale Ziele verankert? – "Gendern und BSC" - Ein Beispiel…

Die Operationalisierung von Zielen, die den gesamten Magistrat betreffen, äußert sich im Alltag wie anhand des folgenden Beispieles dargestellt: Im Sportbereich der Stadt Graz wurden Gender-Ziele in der BSC verankert. So konnte durch die Definition und Erfassung von Kennzahlen unter anderem zur Messung des jeweiligen Anteils von männlichen und weiblichen Vereinsmitgliedern, Kursteilnehmerinnen, Teilnehmern an Schülerspielen, an Staatsmeisterschaftstiteln und ähnlichem die notwendige Transparenz hinsichtlich der geschlechtsspezifischen Annahme von Sportangeboten geschaffen werden. Aus diesen Kennzahlen konnten konkrete Ziele und Maßnahmen, wie zum Beispiel der vermehrte Einsatz von Trainerinnen statt Trainern entwickelt und umgesetzt werden.

Kontakt:
Dipl-Ing. Josef Zeiler
Magistrat Graz, Magistratsdirektion - Reform
Wielandgasse 56/I
8010 Graz
Telefon: +43 316 872-2282
E-Mail: josef.zeiler@stadt.graz.at
Webseite: www.graz.at